Vergaderen met de iPad: één simpele tool

 

Naar aanleiding van het artikel over vergaderen met de iPad op Bijgespijkerd kwamen er mooie adviezen in de comments los. Een reactie ging over de app JeffMeetings. Een eenvoudige app die deelnemers aan een vergadering voorziet van een agenda en documenten die ze kunnen delen. Alle andere oplossingen om de goede spullen onder vergaderaars te delen lijken ingewikkelder.

De iPad is in vergaderingen en andere bijeenkomsten niet meer weg te denken. Als gebruiker van zo’n apparaat ben ik altijd benieuwd wat anderen voor apps gebruiken om de juiste info bij zich te hebben tijdens besprekingen. Dan valt mij de diversiteit in oplossingen op: Evernote, Dropbox, NoteTaker, GoodReader, ReaddleDocs, mindmappen, documenten mailen en openen in Pages, taken programma’s als Remember the Milk en Nozbe. Evernote is prima om documenten in allerlei formaten bij je te hebben, te openen en bewerken en -zeker als je met tags werkt- snel met zoekopdrachten op een rijtje te hebben. Maar Evernote is typisch een individuele tool.  Dropbox is prima om bestanden mee te nemen en te delen maar na het openen op de iPad is terugzetten lastig. Daarnaast maak je niet makkelijk een notitie. Nozbe is prima voor taken, projecten en een agenda. Door de koppeling met Dropbox en Evernote kun je documenten bij projecten hebben maar om dat te delen … Dan moet je zelfs de apps al handig gebruiken en dat met collega’s afstemmen. Kortom, het is best een kunst om de iPad slim in te zetten voor vergaderen met anderen. Persoonlijk investeer ik graag tijd in het zoeken van de beste apps maar dat geldt niet voor iedereen.

JeffMeetings (Jeff = Joint Efficiency) is een app die het zoeken overbodig maakt. Je start de app (of de website) en start met het plannen van een vergadering. In het agendaoverzicht open je de agenda van de vergadering en bij vergaderpunten waar een document bij hoort vind je dat document. Alle deelnemers gebruiken dan dezelfde app gebruiken, of via hun laptop de site.

De makers van Remotion geven bij monde van Roshan Warjavand (business development manager) aan dat ze nadrukkelijk weg willen blijven bij een over-featured app. Gebruikerswensen worden gehonoreerd (bijvoorbeeld export van de agendadatum, notities maken binnen de app) maar de app moet bij de essentie blijven: het ondersteunen van deelnemers aan een vergadering.

Wat de prijs betreft betaal je bij JeffMeetings per deelnemer. Voor 10,- per deelnemer per maand vergader je. Vergeleken met de kosten van de meeste hier genoemde apps is dat best duur. Maar met name de apps met account, waarbij je voor stevig gebruik niet met de light-versie toe kan, zijn er ook kosten (Nozbe 90,- per jaar, RTM  25,- per jaar, Evernote $45,- per jaar) met name voor de een teamtoepassing voor Dropbox Team ($ 795,- voor 5 gebruikers) of Nozbe Team (20 accounts 450,-).

Ik ben benieuwd wat jullie gebruiken om je iPad in besprekingen in te zetten of dat een eenvoudige app een vervanging wordt.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

15 Comments

  • giinii movit mini stylus
    Posted 31/12/2012 4:32 pm 0Likes

    I am extremely impressed with your writing talents and also with the
    format to your weblog. Is this a paid subject matter or
    did you customize it your self? Either way keep up the nice high quality writing,
    it’s rare to look a nice blog like this one today.

  • Arjan Yspeert
    Posted 18/10/2012 10:03 am 0Likes

    Beste mede-Arjan,

    “Als gebruiker van zo’n apparaat ben ik altijd benieuwd wat anderen voor apps gebruiken om de juiste info bij zich te hebben tijdens besprekingen.”

    In dat licht, probeer dan ook Spotdog Meeting eens: http://www.spotdog.nl/

    Groeten,

    Arjan Yspeert

  • Ergonomische muis
    Posted 06/06/2012 10:39 pm 0Likes

    Met een Celluon Magic Cube laser projectie toetsenbord is dit helemaal super! Gewoon zelf gelijk aantekeningen maken! Check het uit op http://www.r-go-tools.com/ergonomisch_toetsenbord/magic-cube.html

  • Martijn
    Posted 29/02/2012 9:05 am 0Likes

    Wat ik me afvraag is of mensen ook stilstaan bij informatiebeveiliging.
    Wanneer ik lees dat mensen “de stukken wel even emailen naar het adres van…” dan trekken bij mij de tenen al krom; sinds wanneer is email veilig genoeg om vergaderstukken die vol staan met op zijn minst voor een bedrijf relevante en niet openbare data (anders vraag ik me af wat het nut van dat vergaderen is) te kunnen versturen?

    En kan die data dan zomaar bij een “dropbox-achtige” in opslag, samen met de data van nog vele andere bedrijven?

    En als het dan op die iPad staat (want het lijkt er op dat alleen met een appeltje erop het apparaat de moeite waard is…) dan is het ook veilig? Hij blijft gegarandeerd nooit ergens achter? En de data is dan helemaal veilig op het ding?

    En aantekeningen maken is voor de “zelf-vergaderaar” misschien nog te doen, maar wat doen die mensen die gewend waren hun secretaresse hun eigen aantekeningen te laten uitwerken (onder de noemer “dat is zonde van mijn eigen tijd”) ?

    Groet, Martijn

  • Cedric
    Posted 10/02/2012 9:53 pm 0Likes

    Een issue met vergaderen is het managen van actie lijsten die worden afgesproken. Heb je verschillende vergaderingen of projecten blijft het een hele klus alles op te volgen.
    Hiervoor hebben wij ouractionlist.com opgezet.
    In deze web en iPhone app maak je een activiteit aan (bijvoorbeeld ‘afdelingsoverleg’) en legt de aktie punten vast en wijst ze toe aan de betreffende personen.
    Aan het einde van de dag wordt lijst doorgestuurd en daarna volgen wekelijkse updates, reminders en samenvatting van extra acties. Zo wordt het team volledig op de hoogte gehouden en weet een ieder wat er wanneer door wie gedaan moet worden.
    Alleen de manager van de activiteit moet web member zijn (2,99€ p/m) en team members zijn gratis. Alle info wordt verstuurd per email dus geen login of sign-up om op de hoogte te blijven.
    Extra is nu ook iCal subscriptie om open acties in je eigen agenda te zien.

    Tijdens vergadering kun je alles opvolgen en ingeven op je iPad. Neem een kijkje op https:\\ouractionlist.com en met email info@ouractionlist.com en password: testme kun je binnen kijken maar beter is de 14 dagen trial welke automatisch stopt.

    Ouractionlist.com is een Nederlandse start-up welke net live is gegaan. Feedback wordt op prijs gesteld.

    Cedric
    CheckSolutions
    iamcheck.com

    • Arjan Broere
      Posted 13/02/2012 11:18 pm 0Likes

      hi Cedric,

      Ik zet m op mijn lijst om te bekijken.

      Groet,
      Arjan

  • Ruud
    Posted 20/12/2011 4:17 pm 0Likes

    Bij het mailen naar je evernote account kun je de note ook al in het juiste notebook opslaan, dmv @notebooknaam. Uit de FAQ van Evernote zelf:

    Did you know that you can send it to to a specific notebook and assign tags to it? Here’s how:

    1. Select a destination notebook for your email by adding @[notebook name] to the end of the subject line.
    2. Add tags to your note by typing #[tag name] at the end of the subject line. This feature works with existing tags in your account.
    3. To designate a destination notebook and add tags, be sure to list the notebook name before the tags.

    An example subject:
    Fwd: Recipe for Bouillabaisse @Recipes #soup #fish #french

  • Peter van Loevezijn
    Posted 12/12/2011 1:33 pm 0Likes

    @Arjan, mooi dat je mijn verhaal hier een vervolg geeft, waardoor het onderwerp nog meer diepgang krijgt. Ik wil graag aanvullen dat ik zelf alle vergaderstukken in pdf in een specifieke Dropboxmap (gedeeld of niet-gedeeld). Vanuit de pdf-reader Goodreader roep ik ze op en plaats mijn aantekeningen. Ik kan ze dan geannoteerd terugzetten of lokaal laten staan in Goodreader. In de vergadering zelf roep ik ze op bij het betreffende agendapunt. Aantekeningen voeg ik of toe als annotatie in de pdf of, bij nieuwe onderwerpen, zet ik in Notability, momenteel mijn favoriete noteapp. Dit werkt allemaal vlekkeloos.

    Ik zit er nu over te denken om Yammer in te zetten voor vergaderingen, nu Yammer de feature Pages heeft gekregen. Je zet alles in een aangemaakte groep, iedereen kan erbij, en de notulen maak je dan in de Pagesapp waar trouwens alle aanwezigen ook in kunnen schrijven (even op beamer laten zien). Dus als iemand nog iets wil toevoegen, zou die dat zelf kunnen doen. Aan het eind van de meeting opslaan en hup, notulen klaar en voor iedereen beschikbaar. Yammer heeft een iPadapp, maar ik werk liever via een browser, omdat je dan alle features tot je beschikking hebt.

    Kosten voor de apps ongeveer € 5,-, de rest is gratis. Met Yammer is het helemaal een gratis verhaal.

    • Arjan Broere
      Posted 12/12/2011 2:29 pm 0Likes

      @Peter, de GoodReader-oplossing in combinatie met Dropbox lijkt me prima. Ik gebruikte ReaddleDoc in combinatie met SugarSync en later Dropbox. Nu werk ik vanuit Evernote. Begrijp ik goed dat je ín Goodreader de pdf’s kunt bewerken? In Readdle moet je er dan uit naar een andere app.

      Voor notities had ik NoteTaker HD maar met een stylus vond ik die hakkelend schrijven. De app werd ook erg druk met alle features. Nu gebruik ik NoteShelf. Schrijft makkelijk en exports naar bijv Evernote en Dropbox.

      Yammer had ik nog niet aan gedacht. Ga ik ook even onderzoeken.

  • Roshan
    Posted 12/12/2011 9:20 am 0Likes

    @ Richard Beste Richard, ik zeg niet dat wij een Salesforce app hebben ontwikkeld en ook geen Wrike. Beide hebben een compleet andere functie dan JEFF MEETINGS en zeker Salesforce is veel uitgebreider qua functionaliteit (dat komt ook terug in de prijs). De vergelijking berust zich op de manier waarop ons product ontwikkeld is, dus als ‘cloud’ oplossing in dat opzicht beter te vergelijken met een online meeting applicatie dan alleen een app. Nu werkt de ‘client’ nog op de iPad maar we zijn ook al bezig om JM voor andere platforms geschikt te maken.

  • Oskar van Rijswijk
    Posted 11/12/2011 10:00 pm 0Likes

    @Ajan Hacks, ja. REwork: mijd de M&M’s of waarom je maar beter niet werkt op kantoor en kantoortijden – http://ovanrijswijk.posterous.com/waarom-we-op-werk-niet-werken

  • Arjan Broere
    Posted 11/12/2011 10:21 am 0Likes

    @Oskar, Helemaal gelijk! Persoonlijk gebruik ik Evernote ook op die manier: mails met tags forwarden naar Evernote. Die datum eraan toevoegen die kende ik nog niet. De bijlagen openen in Evernote of daar vandaan bewerken is dan weer erg makkelijk. Ook handig dat je in Evernote acties in de note kunt zetten. Jammer dat dat niet via de mail kan, zoals dat bijv naar Nozbe wel kan.

    Ik vind die deel-opties zeker handig als je de info uit notities wilt delen, maar hoe handig de formatten voor de andere deelnemers zijn als ze geen Evernote gebruiken … Smaken verschillen.

    En de opmerking over vergaderen die je in je inleiding maakt, vraagt om een aantal hacks van jou kant 😉 http://arjanbr0ere.wordpress.com/2010/09/15/vergaderen-zijn-giftig-tenzij/

  • Oskar van Rijswijk
    Posted 10/12/2011 11:28 am 0Likes

    Arjan, jij schrijft: “Evernote is typisch een individuele tool.” — en daardoor minder geschikt voor onderling delen ter voorbereiding op of ter vervanging van een vergadering.

    Ik ben het deels met je eens.

    Evernote is handig voor de eigen voorbereiding op een vergadering. Zo’n ouderwetse, maar hardnekkige manier van kennis delen en besluiten nemen in een zaaltje. Ik ontvang de agenda en andere documenten voor een vergadering meestal per e-mail. Ik stuur die e-mail direct door naar het e-mailadres van mijn Evernote-account. Ik type daarbij in de onderwerpregel twee tags (=hekje+woord). Eén van de soort vergadering en één met de datum (jjmmdd) van de vergadering. De e-mail gooi ik daarna in de prullenbak en in Evernote staat mijn vergaderdossier gereed met de juiste tags.

    Dit gaat allemaal binnen één minuut.

    Evernote gebruik ik echter óók af en toe om met anderen kennis te delen, aan projecten te werken of een vergadering voor te bereiden.

    Je kunt in Evernote met andere gebruikers een of meer mappen met gegevens delen. Alle deelnemers aan een project of een bijeenkomst kunnen daarin gegevens toevoegen en bewerken.

    Een notitie met aantekenen, agenda en andere vergaderstukken kun je ook delen met andere vergaderdeelnemers die géén Evernote-account hebben. Zij kunnen die gegevens online lezen of downloaden.

  • Richard
    Posted 09/12/2011 6:28 pm 0Likes

    Sorry Roshan maar ik werk met jullie meetingapp, maar een ding weet ik wel jullie app met de Salesforce applicatie of app vergelijken is wel heel erg de plank misslaan. Jullie app komt in niet eens in de buurt en heeft een totaal andere functie!

  • Roshan
    Posted 09/12/2011 12:48 pm 0Likes

    Als reactie op deze blogpost wil ik als manager JEFF MEETINGS bij Remotion graag toevoegen dat de 10 euro per maand, per gebruiker, is berekend op een een compleet aanbod. Dit betreft dan de o.a. de hosting op een beveiligde server, support (e-mail en telefonisch) en inclusief alle updates en nieuwe releases is. JEFF MEETINGS is in weze meer een online applicatie, waarbij de iPad app als een ‘client’ wordt gebruikt. De vergaderingen maak je aan met een PC en een internet verbinding. In dat opzicht is het product wellicht beter te vergelijken met bijvoorbeeld een saas oplossing als ‘wrike.com’ (voor ‘projectmanagement’ of ”’Salesforce’ (CRM).

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: