Waarom begin jij je werkdag met het lezen van je email?

Ben jij vandaag bij de aanvang van je werkdag als eerste je email gaan lezen? Met 95% zekerheid durf ik te stellen dat je deze vraag met ‘ja’ hebt beantwoord. Het antwoord op de volgende vraag laat zich ook raden; waarom heb je ervoor gekozen om als eerste taak van de dag je email door te spitten? En waarom is dit wellicht niet alleen vandaag zo, maar al je werkdagen achter elkaar? Antwoord: routine. Hoogste tijd om hier dan eens kritisch naar te kijken. Want, is het wel zinvol om je werkdag altijd te beginnen met het lezen van je digitale post?

Gewoonten. Ze zijn handig doordat ze structuur en routine aan je leven geven. Fijn, want het zou lastig zijn als je iedere dag opnieuw dingen zou moeten bepalen. En het schiet ook niet echt op als je iedere dag na moet denken over de manier waarop je je gebit reinigt. Er zit echter ook een andere kant aan routinehandelingen. We doen ze omdat we ze altijd zo gedaan hebben waarbij we vergeten met enige regelmaat kritisch te kijken of deze gewoonte nog wel zo goed past bij wat we willen. Zoals je werkdag starten met het lezen van berichten.

Bewuste keuze?
Kan jij je herinneren wanneer jij bewust de keuze hebt gemaakt om als eerste dagactie mail te gaan lezen? Wellicht niet. Dit is zeer waarschijnlijk geen bewuste keuze van je geweest. Iedereen om je heen doet het, dus jij doet het ook. En op den duur heb je het altijd al zo gedaan, dus waarom zou je het nu opeens anders gaan doen?

Check jezelf
Een mooi moment om wel eens kritisch te kijken naar deze routine door jezelf de volgende vraag te stellen: is het urgent en belangrijk voor de uitvoering van mijn functie dat ik dagelijks als eerste actie mijn mail lees? Wees bij het beantwoorden van de vraag vooral kritisch en eerlijk naar jezelf!

Kerntaak of hulpmiddel
Voor een aantal functionarissen onder ons zal het inderdaad zo zijn dat het werk via de email binnenkomt. Denk aan helpdeskmedewerkers waarbij storingen via de mail worden gemeld. Dan is één van jouw primaire taken het afhandelen van je email. Echter, in de meeste functies staat het afhandelen van mail niet als kerntaak omschreven, maar meer als een hulpmiddel om je werk uit te kunnen voeren. En dan is het dus helemaal niet noodzakelijk om meteen aan het begin van de dag ijverig berichtjes af te handelen.

Wat dan?
Maar, wat moet je dan doen als je met een verse kop koffie op een nieuwe werkdag achter je bureau duikt? Kijk eens naar wat voor jou de meest efficiënte werkzaamheden zijn om je dag mee te beginnen. Misschien start je vroeg en kun je de rustige ochtenduurtjes juist prima gebruiken om aan lastige stukken te werken zonder gestoord te worden. Of wellicht ben je net fris op kantoor juist lekker scherp en gebruik je die energie om je nieuwe ideeën verder uit te werken.

Soort werkzaamheden en bioritme
Kortom; stem de indeling van je ochtend af op de soort werkzaamheden die je die dag wilt gaan doen en op je bioritme. Niet op automatisme. En als er toch iets naars dreigt te gebeuren als je je mail een uurtje later leest dan kan de ander je gewoon ouderwets opbellen om je even in te lichten.