Misschien kan jij het uitleggen. Waarom klaagt ‘iedereen’ over de hoeveelheid e-mail die dagelijks binnenkomt maar hoor ik nooit iemand zeggen “ik verstuur veel e-mail”? Geef anderen niet langer de schuld van je uitpuilende inbox. Je kunt er namelijk zelf prima voor zorgen dat je minder e-mail ontvangt.
Laten we meteen een mini-onderzoek doen. Ga direct eens naar je verzonden items en tel hoeveel e-mails jij over, laten we zeggen de afgelopen twee werkdagen, hebt verzonden. Je kunt ervan uit gaan dat je op 75% van deze verzonden e-mails een reactie terug krijgt. Nu kan jij berekenen hoeveel e-mail de komende dagen minimaal in je inbox zal stromen…
Beetje bijgekomen van de schrik nu je weet hoeveel e-mail je gaat ontvangen? Zorg er dan meteen voor dat je niet in de valkuil blijft stappen van ‘snel even een mailtje sturen’.
Wanner je beter niet kunt mailen
Het klinkt als een open deur; verminder je e-mail door niet te mailen. Toch even de moeite waard om verder te lezen.
De afgelopen jaren heeft het mailen twee andere belangrijke vormen van communicatie overgenomen; bellen en even langslopen. Het lijkt sneller en makkelijker om digitaal je boodschap over te brengen. Maar pas op, dat is het vaak niet!
Grote afwezige bij e-mail is de non-verbale communicatie. Terwijl deze voor zestig procent bepalend is voor het overbrengen van je boodschap. Intonatie vertelt dertig procent van je boodschap. Slechts de laatste tien procent zeg je met woorden. Hier zit dus een probleem; je kunt niet non-verbaal communiceren via de e-mail (met uitzondering van het plaatsen van een paar smilies in je bericht, maar of dat altijd zo professioneel is…). De kans dat je berichtje voor onduidelijkheden en misverstanden zorgt is dan ook erg groot.
Hoeveel e-mails worden er soms niet tussen jou en de ander heen en weer gezonden voordat duidelijk is wat jullie nu eigenlijk van elkaar willen? Zou het niet en sneller en efficiënter zijn geweest als jullie elkaar gesproken hadden? Waarschijnlijk wel!
Bedenk dus voordat je een mailtje verstuurt of dit het beste communicatiemiddel is, of dat je beter persoonlijk contact kunt opnemen.
Wanneer je wel kunt mailen
Natuurlijk zijn er ook een aantal zaken die je prima via de e-mail kunt afhandelen. Zoals het versturen van documenten (naar externen), het stellen van eenvoudige vragen of voor korte mededelingen zoals ‘Ik heb je gebeld maar ik kreeg geen gehoor, zou je me terug willen bellen’.
In alle andere gevallen; pak die telefoon of loop even langs bij je collega… Wat krijg jij een lege inbox!
Frank Meeuwsen
Het probleem is niet teveel email. Het probleem is volgens mij dat we niet weten hoe we er mee om moeten gaan. Email in je Inbox laten staan is net zoiets als je analoge post bij de brievenbus openmaken, lezen en terugleggen op de deurmat. Dat vinden we erg gek om te doen. Maar in je mailprogramma doe je niets anders. Je opent het, bekijkt het en denkt “daar moet ik later wat mee” en sluit het mailtje weer. Om het een dag later weer te zien etc etc
Verder denken we dat door de snelheid van email het noodzakelijk is om even snel te reageren. Nonsens. Het is niet nodig om binnen 5 minuten een mail te beantwoorden of paniekerig te stoppen met wat je doet om iets uit die mail te doen.
Tip: Zet de notificaties van je mail uit. Notificaties in de mail is vergelijkbaar met een postbode die je post bezorgt en daarna nog even aanbelt, door de brievenbus schreeuwt dat er post is en een papier voor je raam hangt met de mededeling dat 3 nieuwe poststukken zijn…
Ik heb er een hekel aan als ik druk aan het werk ben en mensen langs komen om “even iets te vragen”. De definitie van “even” is wat mij betreft iets te ver uitgerekt in veel omgevingen…
Arjan
Verhelderende link van Henri. Zoals ik het begrijp, is non-verbale communicatie leidend als er geen overeenstemming is tussen het verbale en non-verbale aspect van de boodschap. Het gaat dan vooral om boodschappen m.b.t. gevoelens en opvattingen. Alleen in geval van emotioneel beladen kwesties is de 60/30/10 regel een argument om niet voor e-mail te kiezen, lijkt mij.
Henri Koppen
Heb nog even (een) bron erbij gezocht over die 60/30/10 regel die overigens 55/38/7 blijkt te zijn (60/30/10 is waarschijnlijk een mooie evolutie hierop die er net wat beter in gaat)
http://goo.gl/duRaq en komt dus van Albert Mehrabian vandaan.
Treffend voorbeeld wanneer die regel opgaat staat daar ook :
Verbaal: “Ik heb geen probleem met je!”
Non-Verbaal: de persoon mijdt oogcontact, kijkt angstig, vertoont een ontoegankelijke lichaamstaal, enz .
Arjan
Wat mij opvalt is een behoorlijk individualistische instelling. Dat is eigenlijk toch vreemd; je werkt allemaal bij het zelfde bedrijf, je werkt dus eigenlijk voor dezelfde zaak, maar toch doet ieder z’n eigen ding en wil daarbij niet gestoord worden…
Michiel
Ik denk dat bovenstaande reacties aantonen dat ‘even bellen’ of ‘even langslopen’ voor veel mensen helemaal niet fijn is. Dat werkt namelijk alleen als de dagritmes op elkaar zijn afgestemd zijn. Als die ander ‘toevallig’ ook tijd voor je heeft om te praten. Vaak is dat niet zo. Iedereen deelt zijn dag op een andere manier in en langslopen of bellen haalt je dan juist uit je concentratie en is dus minder efficiënt dan je denkt. Ja, jij hebt misschien meteen je antwoorden, maar dat gaat waarschijnlijk ten koste van die ander. Collegiaal he…
Ik zelf probeer juist zoveel mogelijk per e-mail te doen. Alles wat geen urgentie heeft (en dat is eigenlijk alles) regel ik per e-mail. Daarmee respecteer ik de ander en geef hen de mogelijkheid om op een voor hun prettig moment te reageren (bijvoorbeeld in bulk bij het e-mail verwerken). Dat dwingt je overigens ook meteen op gestructureerd en vooruitziend te werken, het kan namelijk zo zijn dat je wat langer op je antwoord moet wachten…
Arjan
Die percentages over nonverbale communicatie kom je inderdaad veel tegen zonder dat er naar een onderzoek wordt verwezen. Dat is zeer bedenkelijk. Het is een goede gewoonte om duidelijke bronvermeldingen aan te geven, want in het internet tijdperk verspreiden broodje aap verhalen / urban myths zich waarschijnlijk sneller dan ooit.
Zoals ik het begrepen heb, wordt er in het artikel overigens niet voor gepleit e-mail uit te bannen. Er wordt een verstandig en gepast gebruik van e-mail aangeraden. Welk communicatiemiddel het meest geschikt is, verschilt per situatie.
Sowieso denk ik dat er veel winst te behalen valt uit het goed opstellen van e-mails. Op zenhabits staat een artikel hierover: http://zenhabits.net/snore/
Het zenhabits-artikel is misschien wat gechargeerd, maar ik denk dat de auteur beslist een punt heeft.
Jeroen Mirck
@Henri: Hoewel ik de stelling van het artikel onderschrijf (ga zelf minder mailen!), is mail inderdaad in veel gevallen een prima medium. Veel handiger dan ‘even langslopen’. Het medium kan alleen wel een stuk functioneler worden gebruikt. En ik geloof dat 60/30/10-onderzoek ook niet: hou het geschreven woord simpel, dan komt de boodschap vaak prima over. “Obama got Osama”, de hele wereld weet het, ook zonder vrijgegeven video.
@Senol: Een goede kopregel (en een goede mailtekst zelf) zijn inderdaad onontbeerlijk. Ik gebruik de zoekfunctie van Gmail heel vaak (snel en feilloos!) en erger me kapot als ik een bepaalde mail niet kan vinden op het meest voor de hand liggende trefwoord. Dan heeft de verzender iets verkeerd gedaan. En weet je wat we nodig hebben: een unsubscribe-knop voor CC-groepsmail.
Senol Tapirdamaz
Ben met het bovenstaande eens.
Even om David Allen aan te halen:
als/wanneer ik om de haverklap aan mijn buro wordt gestoord omdat de ander emailen onpersoonlijk vindt, ga ik snel het principe “ik heb nu geen tijd voor je” toepassen.
Wanneer ik zelf email dan doe ik dat met de intentie: dat wat ik nu wil vragen heeft absoluut geen dringende prioriteit en de ontvanger kan zelf bepalen wanneer hij/zij tijd heeft om deze te beantwoorden.
Ik let er wel op (mij irritatie) dat het onderwerp van dien aard is, dat de ontvanger bij wijze van spreke meteen weet waar het over gaat. En niet alleen: ter info.
Als anderen dat ook bij zouden doen, zou ik zo gelukkig worden.
Bij mij is de grootste irritatie van email dat een email, ontvangen door meerdere personen, ook iedere kopie een eigen leven gaat leiden.
wellicht dat dat opgelost zou kunnen worden.
voor de snelle info uitwisseling die “handig is om te lezen” ben ik zeker voor twitter/whatsapp/en anderen.
Henri Koppen
Het is hip, zeggen dat je niet meer mailt.
Zelf zie ik het probleem van e-mail niet.
Bellen en langslopen vind ik een vorm van incontinentie (voor de ontvanger), je kunt het niet ophouden en uitstellen. Vreselijk irritant als je lekker zit te werken en iedereen besluit je ineens te bellen omdat het sneller gaat. Niet voor mij als ik aan het werk ben.
Daarnaast is dat 60/30/10 over communicatie gewoon een broodje aap verhaal. Vertel me de bron van dit onderzoek eens? Het klinkt zo heerlijk om te te vertellen, maar wat ik begreep uit een nieuws in het kort artikel uit de Psychologie Magazine is die 60/30/10 regel een keer onderzocht door iemand en moet je die regel in een context plaatsen: Die 10% geldt namelijk voor als de boodschap gelogen is of als je het niet echt zelf met de boodschap eens bent. Dus als je iets verteld waar je niet achter staat of waarvan je weet dat het niet klopt. En dat lijkt mij een plausibeler verhaal. Woorden zijn wel degelijk een zeer belangrijk onderdeel van je communicatie.
Het is uiteraard wel een gebrek aan e-mail dat je de non-verbale communicatie mist. Je boodschap kan makkelijker verkeerd over komen of leiden tot onenigheid en miscommunicatie. Maar ik zie geen goede reden om e-mail te bannen. Meer op een juiste manier en efficient gebruiken.
E-mail uitbannen gaat je voorlopig toch niet lukken aangezien je het voor veel dingen nodig hebt, zoals je ergens registreren….
E-mail is lekker generiek. Alternatieven moet je ineens allemaal afspraken over maken (bellen/twitteren/what’s app-en et cetera).
Arjan
IJzersterke logica, geen speld tussen te krijgen. Mooi voorbeeld van ‘iets van de andere kant bekijken’ 🙂