Zo omzeil je de 5 grootste tijdverspillers op kantoor

Heb jij ook iedere dag moeite om je werk af te krijgen? Je hebt al een lange lijst met taken en verantwoordelijkheden, en dan komen er nog voortdurend telefoontjes, emails of zelfs bezoekjes bij die nieuwe taken aan je lijst toevoegen. Voor sommige collega’s lijkt het vanzelfsprekend om iedere dag met een schone lei te eindigen. Hoe doen ze dat toch? Gastblogger Alexander Keehnen legt uit hoe je met de vijf grootste tijdverspillers om kunt gaan.

Perfectionisme

Het kost enorm veel tijd om eindeloos aan één taak te werken. Bepaal dus voor iedere taak wat “goed genoeg” is. En als je een taak voldoende goed hebt uitgevoerd, ga je snel verder met de volgende activiteit.

Een sterk kernprincipe is: uitdagen – besluiten – uitvoeren. Een perfectionist is iemand die steeds blijft uitdagen, in plaats van zich direct na het besluit volledig te richten op de uitvoering.

Fouten herstellen

De bekende sportcoach John Wooden zei al: “Als je al geen tijd hebt om het goed te doen, wanneer ga je dan tijd hebben om het opnieuw te doen?” Het herstellen van een fout is namelijk per definitie dubbel werk en dus pure verspilling van tijd en energie.

Als je zorgt dat je in alle rust, zonder afleiding, geconcentreerd aan een taak kunt werken, verklein je het risico op fouten en bespaar je dus veel tijd!

Collega’s die iets komen vragen

De grootste sociale uitdaging op kantoor: hoe zorg je dat anderen je niet storen, en blijf je tegelijk vriendelijk tegen je collega’s?
Hieronder staan een aantal concrete suggesties:

• Durf ‘nee’ te zeggen. “Sorry, ik ben nu even bezig. Is het goed als ik over een halfuur bij je langsloop?”
• Kies vaste tijdstippen waarop je beschikbaar bent voor vragen en geef deze door aan de belangrijkste vragenstellers in je omgeving.
• Als iemand vragen heeft, kun je een afspraak plannen. Dan kan hij of zij zich vooraf voorbereiden en kun jij er rekening mee houden in je planning.
• Kies een afgezonderde werkplek. Je kunt bijvoorbeeld een vergaderruimte reserveren of vanuit huis werken om je ongestoord te kunnen concentreren op een activiteit.
• Draag een koptelefoon als signaal aan de buitenwereld dat je even niet aanspreekbaar bent.
• Leer een aantal beleefde standaardzinnen om een gesprek af te breken, bijvoorbeeld: “Sorry, maar ik moet weer verder. Heb ik je vraag voldoende beantwoord?”

Noodgevallen/paniek!

Dit zijn gevaarlijke momenten. Je ziet dat er iets ernstigs aan de hand is en direct begint je hart te racen en krijg je het warm. Je wilt zo snel mogelijk actie nemen om de situatie te verbeteren.

Stop!

Denk aan de tweede tijdverspiller die wij noemden: fouten herstellen. Als je nu niet de tijd neemt om geconcentreerd te werken aan de oplossing, is de kans groot dat je een fout maakt. En een fout bovenop een andere fout stapelen is al helemaal gênant (vooral omdat veel collega’s meekijken).

Verzamel dus rustig feiten en statistieken, en benoem vervolgens verschillende opties om met het noodgeval om te gaan. Zo voorkom je dat met een foute aanname of overhaaste actie het noodgeval nog erger gemaakt wordt.

Emails

Eén van de meest tijdrovende taken is het verwerken en versturen van emails. Veel mensen komen er schaamteloos voor uit: “Stuur mij maar geen emails, want die gaan verloren in mijn overvolle inbox.”

Wat je kunt doen om minder tijd kwijt te zijn aan emails:

• Bedenk eerst of het sturen van een email wel nodig is
• Bekijk je inbox alleen op tijden die je vooraf bepaald hebt (bijvoorbeeld tweemaal per dag)
• Sluit iedere dag af met een (vrijwel) lege inbox
• Stel een goed emailarchief samen

Wil je meer weten over slim emailen? Ons archief staat vol met tips!

Alexander Keehnen is projectmanager bij een grootbank en geeft workshops over zelfmanagement. Meer tips over het organiseren van je werk lees je in zijn boek ‘Weg met Stress op Kantoor’ of in zijn gratis nieuwsbrief. Op Twitter is hij te volgen als @AKeehnen.

(Fotocredits: Dirk Ercken via Shutterstock)