Sinds een jaar of twee heb ik een archiefkast met een A-Z-referentiesysteem zoals David Allen in GTD voorstelt. Het werkt heerlijk om m’n bureaustoel om te draaien, papieren in één keer in het juiste mapje te stoppen en te kunnen vergeten … en het weer snel terug te halen als ik het nodig heb.
Maar nu zit de archiefkast wel een beetje vol. David Allen zegt dat je de archiefkast regelmatig moet opschonen (purge). Nou, daar kijk ik als een berg tegenop: het duurt lang, het is geen leuk werkje, etc. En wat niet leuk is en lang duurt wordt uitgesteld. En van uitstel komt afstel.
Bij het lezen van boeken (altijd meerdere tegelijkertijd) gebruik ik bladwijzers. Toen ik weer een stapeltje onder de B opsloeg, bedacht ik ineens de oplossing: een PurgePointer. Ik zet gewoon een grote bladwijzer tussen de hangmap waar ik ben gebleven met ‘purgen’.
Nu kan ik even snel een hangmap ‘purgen’ zonder dat het veel lijkt. Als ik er geen zin in heb, doe ik het niet. Ik weet altijd waar ik ben gebleven en de pointer stoort me niet in het gebruik van de archiefkast.
Tijdens mijn WeeklyReview heb ik een reminder om 1 map te ‘purgen’. Soms gebeurt ’t, soms niet … is niet erg
Op mijn lijst @BrainDead staat “Purge 1 map”. Als het lukt ben ik weer eentje verder; zo niet … is niet erg.
Als ik ongeveer één keer per twee weken een map ‘purge’ ben ik elk jaar bij!
Ik heb nu nog een lelijke PurgePointer (het gele kartonnen ding op de foto), maar het werkt prima. In de toekomst zal ik er misschien nog wel een mooie van maken; en zo niet … is niet erg.
Archiefvernietiging
Let op bij het opschonen van de archiefkast. U bent verplicht om archiefstukken te vernietigen of te laten vernietigen waarvan de bewaarplicht verstreken is. Gooi uw archiefstukken dus niet bij het oudpapier.
Michael
Supertip, ik zie altijd op tegen die archiefkast.
Jan van der Ploeg
Mooi!
Bas Hania
Nog een tip van David Allen: koop een label printer 😉 maakt het allemaal net wat overzichtelijker. Verder prima idee, ga ik ook eens proberen.
Patty Golsteijn
Ik vraag me eigenlijk af waarom je nog papier hebt? Waarom niet een digitaal archief. Daar past nog veel meer in!
J.
@braindead – haha, prachtig, die ga ik ook invoeren :).
En overigens: slim bedacht, goed idee!
*gaat geel kartonnen ding zoeken*
henri achterkamp
Ik zou zeggen: vraag het specialisten op dit gebied: Documentaire Informatie verzorgers. Bij elke gemeente in Nederland zijn ze te vinden. Heb je behoefte aan informatiestructurering, vraag het ze. Ze zijn er goed in en willen het graag mét jou samen op orde brengen!!
Comments are closed.