Delegeren is handig, maar veel dingen kun je als ondernemer of leidinggevende veel sneller zèlf even doen.
In zo’n situatie kost delegeren domweg meer tijd en dat is onhandig, want je wilt nou juist iets uitbesteden om daarmee zelf kostbare minuten te besparen.
Dit is een mooi voorbeeld van de spanning tussen de korte termijn en de lange termijn. Wanneer je je medewerker instructies geeft, traint, inwerkt of begeleidt met het klusje wat hij of zij nog niet kan, is dat een mooie investering voor de wat langere termijn. Zodra hij of zij het onder de knie heeft, kun je voortaan dat soort klusjes wèl delegeren en alsnog tijd besparen.
Maar op korte termijn kost het inwerken natuurlijk wel (veel) tijd. En die tijd heb je niet altijd beschikbaar op het moment dat de taak gedaan moet worden. Dus doe je het deze ene keer toch nog maar even zelf.
Lang leve het DingenDieIkHadWillenDelegeren mapje
Ik heb in Outlook een nieuwe map aangemaakt (Ctrl+Shift+E) met de titel ‘DingenDieIkHadWillenDelegeren’. Alle taken die ik zelf heb gedaan, maar waarvan ik eigenlijk vind dat ze had moeten kunnen delegeren, kopiëer ik even naar dat mapje. Zo bouw ik in de loop van een paar weken een prachtig lijstje op met taken waarop ik andere mensen wil inwerken als er even tijd is.
Als het dan iets rustiger is (tijdens m’n Wekelijks Onderhoud bijvoorbeeld) kan ik even door dat mapje kijken om te beslissen welke inwerkklussen ik voor de komende weken wil inplannen.
En ja, dat kan natuurlijk ook prima op papier, of in willekeurig welk e-mail- of takenprogramma.
Roger
Je zou het natuurlijk ook kunnen noemen “TeDelegeren”. Dat klinkt iets meer resoluut, en is weer wat korter. Los daarvan ben ik het met jullie eens dat je minder moet afkorten, zeker op plekken waar voldoende ruimte is.
Taco Oosterkamp
@Roel, eens – het is geen wet van meden en perzen.
Toch nóg een reden om voorzichtig te zijn met afkortingen: als je ze maakt weet je precies wat je bedoelt – een half jaar later kon dat maar zo eens anders zijn. En dat geldt sowieso voor je collega’s als ze een keer je werk moeten overnemen.
Roel Willems
@Taco, voor mij is dat zeker een lifehack op zich. Zeker als ik snel naar mappen zoek met een launcher zoals Gnome Do (lijkt bijzonder veel op Quicksilver voor de mac gebruikers) is het gebruik van afkortingen verre van efficiënt. Al kan het me ook goed voorstellen dat je er een systeem op zou kunnen nahouden waarbij je juist met systematische afkortingen werkt en daarop ook zoekt.
Er leiden meer wegen naar Rome zullen we maar zeggen 😉
Taco Oosterkamp
@Roel – je slaat de spijker op z’n kop. Afkortingen klinken vaak efficiënt omdat ze uit minder letters bestaan (scheelt typewerk), maar ze zijn vaak dramatisch veel minder efficiënt bij het lezen ervan.
Met autotype software zoals Type Pilot of Fingertips wordt het al een stuk sneller om lange namen te gebruiken, een typediploma helpt ook.
Maar in dit geval maakt het helemaal niet uit hoe lang zo’n naam is, omdat je ‘m toch nooit meer in hoeft te tikken. En dan is de snelle leesbaarheid wat mij betreft een enorm voordeel.
Misschien is dit op zich al een lifehack: kort minder af! 🙂
Roel Willems
Je zou natuurlijk ook voor een afkorting kunnen kiezen (DDIHWD bijvoorbeeld). Al heb ik persoonlijk gemerkt dat afkortingen voor mij zelf niet altijd efficienter werken dan een wat lange naam voor een map, al is het maar omdat het snel opzoeken op trefwoorden daardoor wordt bemoeilijkt. Maar dat is uiteraard persoonlijk.
@Taco, waardevolle tip.. Zeker nu ik zelf steeds meer zaken kan delegeren. Maar daar vaak om de door jou aangehaalde rede niet toe kom.
Roger
‘DingenDieIkHadWillenDelegeren’, dat is dus een mooi voorbeeld van een MapMetEenVeelTeLangeNaam!!!
Comments are closed.