Er zijn al genoeg woorden besteed aan ‘inbox zero’. Taco Oosterkamp heeft een boek erover geschreven en hoe en wat kun je terug vinden in de verschillende artikelen (Inbox Zero, Je inbox leeg!, Miljarden besparen door efficienter email verwerken.)
Nu hoor ik vaak de vraag: ‘Maar wat moet ik met mijn duizend+ mailtjes nu dan?’ Daar zijn twee oplossingen. Oplossing 1 is alles gewoon weggooien, alles ouder dan een week archiveren en mensen die je écht nodig hebben zullen je wel nog een keertje mailen of bellen.
Nu is dat voor veel mensen te drastisch en durven ze dat niet aan. Dus die willen alles handmatig doorspitten. Zo ben ik ook, ik wil ook niet alles weggooien, ronduit omdat ik oude mailtjes veel te leuk vind om weg te gooien in één keer.
Wat doe je dan? Alles doorkijken, beslissen en terugmailen? Ja. Maar dan snel en slim. Allereerst, zoek de shortcuts van je mail client (hier te vinden: windows/mac). Maak daarna 3 mapjes: Archief, ‘follow-up’ en ‘hihi/haha’. Pak dan een kop koffie en ga in de zon zitten met je laptop. En nu begin je. Klik al je mailtjes door, archiveer ze als je ze niet meer nodig hebt, stop ze in je mapje ‘archief’. Moet je die persoon nog terugmailen? Dan is ‘follow-up’ het juiste mapje. Zelfs geen korte mailtjes beantwoorden, alles in een bepaald mapje. Grappige mailtjes die je nog eens door wilt kijken? ‘hihi/haha’ is dan de juiste!
Doordat je alleen maar beslissingen aan het nemen bent over in welke map ze horen en omdat je de sneltoetsen gebruikt, zal dit zo gebeurd zijn. Met een kopje koffie in de zon is het ook geen straf om een uurtje of twee je mailtjes door te pluizen. Het tevreden gevoel van een inbox zero is het dan ook zeker waard! Beloon jezelf met de hihi/haha map aan het eind van de sessie! Succes!
iFreek
Tweestappenplan:
1) Doorloop de eerste 100 mailtjes en markeer de berichten die opvolging behoeven (vlaggetje in Outlook, geel sterretje in Gmail)
2) Archiveer alle berichten
Bianca
Wat voor mij heel goed werkte was gewoon van hotmail naar gmail overstappen.
Een nieuwe start zeg maar. Sinds ik mijn gmail account gebruik is mijn inbox altijd leeg.
Daarbij kwam al mijn oude meel gewoon direct in een apart mapje. Dit heb ik nooit meer uitgeplozen. Na een jaar ongeveer kan ik dit hele mapje waarschijnlijk gewoon weggooien.
Michiel
@Raymond: e-mails in je inbox laten staan, omdat je er nog wat mee moet, zou ik niet doen. Je zult na verloop van tijd alsnog een volle inbox hebben, met mails waar je “iets” mee moet doen, maar dat zie je aan de buitenkant niet. Je zult dus onnodig vaak de mail herlezen en ontdekken dat je er op dat moment niks mee kunt… Beter is het dus om submapjes te maken voor verschillende acties. Ik heb “reply” (antwoorden, dus iemand kan daarvoor op mij zitten wachten) en “process” (ik moet het nog verwerken, maar de enige die daarop zit te wachten ben ik zelf). Verder filter ik al op nieuwsbrieven en social media. Daar doe ik ook wel wat mee, maar dat heeft een hele lage prioriteit. Elke mail die binnenkomt gooi je dan in één van die submapjes en bepaal je daarmee de volgende actie.
Niels Gouman
@Herman
Ik ben er op tegen om alles te archiveren, veel mailtjes blijven dan bestaan puur alleen om je zoekresultaten te vervuilen. Neem eventjes die extra seconde de tijd om # te doen in plaats van e 😉
Olaf
Ik maak bij elk project nog een mapje “complimenten”. Zou in de categorie HihiHaha kunnen vallen, maar toch is het voor inspiratie of voldoening erg leuk om complimentjes of bedankjes nog even terug te kunnen lezen.
Raymond
Gmail, lekker archiveren, of gebruik Mozilla Thunderbird… heeft ook een mooie sneltoets (de a van archive) om te archiveren en een geweldige zoekfunctie (net zoals Gmail)…
Mailtjes waar je nog wat mee moet kun je dan gewoon in je inbox laten staan en archiveren als je er klaar mee bent..
MigielG
Ik heb een training gevolg van Taco en zijn collega’s en ik merk dat het echt werkt als je de dicipline opbrengt om deze nieuwe manier te werken. Na een aantal weken had ik meer rust maar vooral meer tijd voor het ” echte werk”.
Herman de Vries
Lang leve G-mail, kun je alles gewoon archiveren want daar is toch plek zat. 🙂
Comments are closed.