Snel taken aanmaken in Outlook met Fingertips

Als je je takenlijsten snel en efficiënt bij wilt houden in Outlook, loop je vrij snel tegen een paar problemen aan. Ik vind het bijvoorbeeld onhandig om voor alles wat ik op zo’n lijst wil zetten eerst Outlook te moeten starten, of er naar toe te moeten gaan.

Verder kun je met Ctrl+Shift+K vanuit vrijwel heel Outlook een nieuwe taak aanmaken, maar dat kan dan weer alleen in de standaard takenlijst. Niet in eigen takenlijsten die je zelf hebt aangemaakt, zoals een Wachten Op lijst of een Later/Misschien lijst.

Voor frequente Outlook takenlijstgebruikers is het daarom handig om met Fingertips te werken. Je kunt dan taken toevoegen aan je lijsten zonder eerst Outlook toe te gaan en je kunt speciale commando’s bedenken voor speciale taken met een bepaalde categorie, een andere takenlijst of standaardtekst in de taak.

Ik vind dat handig omdat ik op die manier zo min mogelijk tijd kwijtraak aan het bijhouden van m’n takenlijsten. Bovendien raak je geen concentratie kwijt bij het heen en weer switchen tussen pak ‘m beet Word, Excel of een ander programma waar je mee bezig bent – en Outlook.

Open het Fingertips schermpje

Zodra je Fingertips eenmaal hebt gedownload en geïnstalleerd, kun je het Fingertips schermpje altijd en overal in Windows openen om een commando te geven. Voor het toevoegen van een taak aan je takenlijst werkt dat als volgt:

– Druk Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen. De Grave zit meestal linksboven op je toetsenbord, of anders links naast de spatiebalk.

Geef het commando

– Typ na met daarna de omschrijving van de taak die je wilt aanmaken.

“na” staat voor Next Action, de term die we in Getting Things Done gebruiken voor een actie die je op je takenlijst wilt zetten. Standaard kent Fingertips “na” als commando voor het toevoegen van een taak aan je takenlijst. Je kunt zelf nog eindeloos veel andere commando’s toevoegen, of ze een andere naam geven.

Fingertips maakt de taak voor je aan

– Fingertips zal nu een taak aanmaken in Outlook met als onderwerp de tekst die je achter na hebt ingetypt. Mocht Outlook nog niet gestart zijn, dan zorgt Fingertips daar automatisch voor.

Vervolgens krijg je die taak te zien. Zo kun je nog extra informatie toevoegen, of bijvoorbeeld een categorie aan je taak toewijzen. Wanneer je helemaal geen extra informatie aan de taak wilt toevoegen, kun je ook meteen een puntkomma ( ; ) zetten in Fingertips – helemaal aan het eind van de regel. Fingertips voegt dan wèl de taak toe, maar laat ‘m niet eens aan je zien:

Zo kun je met minimale onderbreking weer verder met je werk.

Wanneer je het commando “na” intikt en op de tekst “Edit” rechtsonder klikt (Alt+E), krijg je allerlei instellingen te zien voor het commando. In dat instellingenschermpje kun je nieuwe commando’s aanmaken, standaard teksten of categorieën toevoegen voor bepaalde commando’s, of de map (folder) veranderen waar de nieuwe taak moet worden aangemaakt.

Succes!