Snel taken aanmaken in Outlook met Fingertips

Als je je takenlijsten snel en efficiënt bij wilt houden in Outlook, loop je vrij snel tegen een paar problemen aan. Ik vind het bijvoorbeeld onhandig om voor alles wat ik op zo’n lijst wil zetten eerst Outlook te moeten starten, of er naar toe te moeten gaan.

Verder kun je met Ctrl+Shift+K vanuit vrijwel heel Outlook een nieuwe taak aanmaken, maar dat kan dan weer alleen in de standaard takenlijst. Niet in eigen takenlijsten die je zelf hebt aangemaakt, zoals een Wachten Op lijst of een Later/Misschien lijst.

Voor frequente Outlook takenlijstgebruikers is het daarom handig om met Fingertips te werken. Je kunt dan taken toevoegen aan je lijsten zonder eerst Outlook toe te gaan en je kunt speciale commando’s bedenken voor speciale taken met een bepaalde categorie, een andere takenlijst of standaardtekst in de taak.

Ik vind dat handig omdat ik op die manier zo min mogelijk tijd kwijtraak aan het bijhouden van m’n takenlijsten. Bovendien raak je geen concentratie kwijt bij het heen en weer switchen tussen pak ‘m beet Word, Excel of een ander programma waar je mee bezig bent – en Outlook.

Open het Fingertips schermpje

Zodra je Fingertips eenmaal hebt gedownload en geïnstalleerd, kun je het Fingertips schermpje altijd en overal in Windows openen om een commando te geven. Voor het toevoegen van een taak aan je takenlijst werkt dat als volgt:

Druk Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen. De Grave zit meestal linksboven op je toetsenbord, of anders links naast de spatiebalk.

Geef het commando

Typ na met daarna de omschrijving van de taak die je wilt aanmaken.

“na” staat voor Next Action, de term die we in Getting Things Done gebruiken voor een actie die je op je takenlijst wilt zetten. Standaard kent Fingertips “na” als commando voor het toevoegen van een taak aan je takenlijst. Je kunt zelf nog eindeloos veel andere commando’s toevoegen, of ze een andere naam geven.

snag-0097_2.png

Fingertips maakt de taak voor je aan

Fingertips zal nu een taak aanmaken in Outlook met als onderwerp de tekst die je achter na hebt ingetypt. Mocht Outlook nog niet gestart zijn, dan zorgt Fingertips daar automatisch voor.

Vervolgens krijg je die taak te zien. Zo kun je nog extra informatie toevoegen, of bijvoorbeeld een categorie aan je taak toewijzen. Wanneer je helemaal geen extra informatie aan de taak wilt toevoegen, kun je ook meteen een puntkomma ( ; ) zetten in Fingertips – helemaal aan het eind van de regel. Fingertips voegt dan wèl de taak toe, maar laat ‘m niet eens aan je zien:

snag-0100.png

Zo kun je met minimale onderbreking weer verder met je werk.

Wanneer je het commando “na” intikt en op de tekst “Edit” rechtsonder klikt (Alt+E), krijg je allerlei instellingen te zien voor het commando. In dat instellingenschermpje kun je nieuwe commando’s aanmaken, standaard teksten of categorieën toevoegen voor bepaalde commando’s, of de map (folder) veranderen waar de nieuwe taak moet worden aangemaakt.

Succes!

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

11 Comments

  • Taco Oosterkamp
    Posted 13/04/2011 5:44 pm 0Likes

    Hallo Dennis – je moet de puntkomma (;) helemaal aan het eind van het commando zetten. Als dat een Outlook-commando is (bijvoorbeeld om een nieuwe taak aan te maken), kan het zijn dat Fingertips Outlook moet starten om die taak aan te maken. De puntkomma helemaal aan het eind is ervoor bedoeld om te zorgen dat de taak zélf dan niet wordt getoond. Je kunt Outlook dan rustig minimaliseren en meer taken gaan aanmaken.

    Helpt dat? Je kunt Fingertips vragen het beste stellen op het forum via http://www.getfingertips.com

    Succes! Taco Oosterkamp

  • Dennis
    Posted 13/04/2011 2:36 pm 0Likes

    ; of / werkt bij mij niet. Outlook wordt gewoon geopend. Hoe kan dat?

  • Peter vd Horst
    Posted 12/11/2009 11:45 pm 0Likes

    Hoi Taco,

    Ik heb veel profijt gehad van al je tips en werk hierdoor een stuk efficienter. Voor mijn projecten moet ik vaak dezelfde taken maken. Is het mogelijk om een soort sjablonen te maken voor deze taken, zodat ik bij een nieuw project deze gemakkelijk kan importeren naar mijn takenlijst? (ik heb ooit weleens bij iemand gezien dat hij dat in excel gemaakt had?)

  • Taco Oosterkamp
    Posted 16/06/2008 5:57 pm 0Likes

    Dag Sjoerd,

    Gebruik je toevallig Trend Micro als virusscanner? Fingertips bevat zeker geen spyware, maar Trend Micro detecteert dat wel als enige virusscanner – een false positive dus.

    Ik heb Trend Micro daarover gemailed, maar dat heeft nog niet mogen baten. Heel vervelend.

    Het gedrag van Fingertips (met het afvangen van toetsaanslagen om afkortingen te kunnen vervangen door complete teksten) lijkt natuurlijk wel op functionaliteit die in spyware zit, maar het is geen spyware.

    Er wordt geen informatie van jouw computer naar een andere computer gestuurd. Als je dat zeker wilt weten, kun je dat natuurlijk nog even zelf checken met een network monitor.

    Helpt dit?

    Vriendelijke groet,
    Taco Oosterkamp

  • Sjoerd
    Posted 16/06/2008 12:54 pm 0Likes

    Ronduit stuitend om te zien dat je met fingertips dus ook meteen spyware (Mal_Infostl) installeert…

  • Manja
    Posted 15/06/2008 3:58 pm 0Likes

    Je kunt natuurlijk ook ophouden met het gebruik van de takenlijst van Outlook, en in plaats daarvan overstappen op ToDoList (gratis, en érg goed!): http://www.abstractspoon.com/tdl_resources.html

    Dat kun je parkeren in je system-tray, waardoor je het snel kunt benaderen, en weer net zo snel kunt minimaliseren als je klaar bent.

  • Taco Oosterkamp
    Posted 05/06/2008 10:00 am 0Likes

    Dag Leon,

    Die tag is inderdaad een beetje uit de hand gelopen. Gelukkig kan hij nooit breder worden dan de kolom waar hij in staat :).

    Ik tag overigens alleen mijn posts die echt over slimmer werken gaan met ‘slimmerwerken’. De weinige posts die ik schrijf over privé-hacks krijgen die tag niet.

    En ook anderen gebruiken die tag af en toe. Helemaal prima – geen enkele tag is van mij. Het voordeel is volgens mij wel, dat mensen die voor het eerst op Lifehacking.nl komen meteen de mentale link naar slimmer werken leggen.

    Groeten,
    Taco Oosterkamp

  • Leon
    Posted 04/06/2008 7:42 pm 0Likes

    Taco, waarom geef je elke post van jou de tag mee slimmerwerken? Kick je daarop ofzo, dat ‘jou’ tag als grootste in de tag cloud staat?

    Overigens volgens de Van Dale zijn het twee aparte woorden, dus als je het doet doe het dan goed taggen, slimmer werken!

  • Freek
    Posted 04/06/2008 5:36 pm 0Likes

    Ik gebruik Fingertips hier zo nu en dan voor, wil het nu weer wat vaker gebruiken. Heb in plaats van folder categories voor mijn verschillende takenlijsten dus typ ik bijvoorbeeld “na Fingertips proberen, @personal;”, dan staat het direct in mijn juiste lijstje.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: