Van die taken die ineens uit de lucht lijken te vallen wanneer je voor een grote klus staat die je al tijden uitstelt. Je weet dat ze nu niet hoeven, maar je behandelt ze als urgent om goed te praten dat je nog niet aan die ene klus begint. Hoe reken je voorgoed af met deze onnodige to do’s? Ik wilde het wel graag weten nadat ik vanalles had gedaan, behalve werken aan mijn te versturen nieuwsbrief. De conclusie? Iets heel simpels.
(Note: dit artikel is vooral interessant voor de niet-die-hard-GTD’ers onder ons, en voor iedereen die graag herinnerd wordt aan de basis van GTD door middel van een analogie en simpele stappen)
In mijn zoektocht kwam ik terecht bij een artikel van time management coach Nicole Bandes op Time Management Ninja. Zij beschrijft ze als taken die ‘From Thin Air’ komen. FTA’s dus. (Ik hou het bij die benaming, want Uit De Lucht en Uit Het Niets, oftewel UDL of UHN, klinken gewoon niet lekker). Bandes’ analogie is mooi: thin air is een zuurstofvrije omgeving waar je niet kunt ademen. En dat is precies hoe het voelde. En ze hebben nog meer vervelende eigenschappen.
Eigenschappen van FTA’s
- ze dwarsbomen onze inspanningen
- ze komen tot leven op de meest onhandige tijden
- ze voegen niets toe aan onze productiviteit, als ze al ergens een positieve bijdrage aan leveren
- ze zijn tijdspaarders
- ze zijn het resultaat van een slechte planning
- soms kunnen ze compleet genegeerd worden
Hoe kun je FTA’s mijden?
Hoe land je dan weer op de zuurstofrijke aarde, weg van die FTA’s? Wat ik al vermoedde is waar: FTA’s zijn te vermijden met enkele simpele handelingen die aan de basis liggen van GTD:
1. Hou je projecten bij, inclusief de eerstvolgende actie die voor elk project nodig is;
2. Hou alle kleine dingen die je wilt doen bij. Schrijf ze op zodra ze in je hoofd komen;
3. Plan je maand, weken en dagen en bekijk eens per dag wat eraan komt.
Wat doe je met FTA’s als ze uit thin air vallen?
Gesneden koek voor de meeste van ons:
1. Vraag jezelf af of de taak echt nodig is;
2. Nee? Realiseer je dat je het uitstellen bent en laat hem gaan;
3. Ja? Stel jezelf de vraag of hij later gedaan kan worden;
4. Ja? Plan hem in;
5. Nee? Voer de taak snel uit, zet een timer zodat de taak niet langer duurt dan nodig.
(Fotocredits: Young businesswoman with too much work to do,Overworked door InesBazdar via Shutterstock)
