De dagelijkse dans van het doen

De periodieke nieuwsbrief van David Allen, hier gratis verkrijgbaar, heeft elke editie een kleine wijsheid van de man achter Getting Things Done. Die wijsheden komen ook in zijn boeken terug, maar in een korte column legt hij altijd even de focus op een specifiek onderdeel van GTD. In de laatste editie schrijft hij over de verschillende manieren van Doen of Werken en hoe we tussen die manieren switchen. Geïnspireerd door zijn column een vrije vertaling over de dagelijkse Dans van het Doen.

Eén van de grootste problemen gedurende een werkdag is het feit dat velen van ons worden gestoord in het werk. Email, telefoon, binnenkomende collega’s met een vraag, het stoort je in je werkzaamheden en het is vaak lastig om weer terug in de flow te komen. Ik geef hier geen allesomvattende lifehack hoe je dat probleem kunt oplossen (misschien in een grot gaan zitten zonder electriciteit?) maar met de inzichten welke vormen van “Werk” er zijn kun je de frustratie wellicht wat verminderen.

• Werk aan vooraf bepaalde taken – Dit zou het werk zijn wat je de hele dag kunt doen als je niet gestoord zou worden door externe factoren. Je werkt je takenlijst af, belt wie je moet bellen, werkt aan documenten die af moeten en beslist wat er moet worden besloten.
• Werk aan taken die binnenkomen – De telefoon gaat, je neemt het gesprek aan. Naderhand bespreek je het met een collega voordat je manager binnenkomt en vraagt of je direct mee wilt komen in een vergadering om input te geven op een heikel onderwerp. Je werkt aan de taken die op het moment binnenkomen. Just In Time Working zou je het kunnen noemen. Je maakt heel snel beslissingen over de taken en over je werk waarbij je voorrang geeft aan nieuwe taken en de vooraf bepaalde taken laat liggen
• Werk aan je werk – Dit is het verwerken van je inbox, email opruimen en beslissingen nemen over wat er met de binnenkomende mail moet gebeuren. Een belangrijk inzicht: Je DOET het werk niet maar je BESLIST wat er gedaan moet worden. Je zou misschien een paar hele snelle acties (minder dan twee minuten werk) kunnen doen zoals een dankmailtje sturen of een krabbel onder een kort voorstel zetten maar belangrijker is dat je in een paar uur van je tijd beslist wat je werk is voor de komende tijd.

De meeste mensen vinden optie 2 een erg vervelende situatie maar ze gaan er wel in mee. Optie 3 klinkt als een niet relevante klus die naast je werk moet gebeuren. Maar dat is vreemd. Want hoe vertrouw je er op dat je een taak die nú komt binnenvliegen kunt oppikken in plaats van vooraf gedefinieerd werk als je niet weet wat al je werk is? Door een uur of twee per week te alloceren om te werken aan je werk kun je op het moment beter bepalen of je nu in die onverwacht lange vergadering kunt stappen. Je hebt het misschien niet altijd voor het zeggen en je manager beslist het voor je. Prima, maar dan kun je met die persoon eens een gesprek hebben waar de prioriteiten voor hem liggen in jouw functioneren.

We zitten allemaal elke dag in de Dans van het Doen. Je kunt maar zoveel doen op een dag en je kunt ook maar één ding tegelijk doen. Zie dat niet als een probleem, maar als een gegeven waar je dagelijks omheen danst om zo de juiste beslissingen te nemen.

Hoe werk je aan je werk? MeerEffect heeft een goed artikel geschreven over het Wekelijks Onderhoud. Een goede start!