Op Lifehacking vind je veel tips en adviezen over hoe je je taken kunt doen, geconcentreerd kunt werken en je dag in kunt delen. Hieronder een aantal van die blogs op een rij en ééntje erbij, namelijk de vraag om 18 minuten te investeren verspreid over de dag. Start met 5 minuten planning, elk uur één minuut om te checken of je op koers ligt en afsluiten met 5 minuten terug- en vooruitblikken.
Wie Lifehacking volgt die ziet regelmatig tips en adviezen om een dag slim in te delen. Eerdere blogs zijn onder andere:
- Wat is het nut van een planning van één dag? Scheid alles wat je vandaag gaat doen van alles wat je vandaag niet gaat doen en een planning is gemaakt. Oftewel wat kan naar mañana?
- Hoe begin je je dag? Past mail daarin of later doen? Snoozen? In elk geval een kikker als ontbijt!
- Hoe zorg je dat de acties op je lijstje ook écht to do’s zijn?
- Hoe scrum je je projecten
- Hoe houd je je agenda leger om aan doen toe te komen?
Verder veel adviezen over hoe je taken oppakt al dan niet met to do-apps, waarvan de lijst eindeloos wordt.
Peter Bregman, een van de bloggers van Harvard Business Review vraagt één extra stap, namelijk enkele momenten van reflectie. Hij stelt dat een investering van 18 minuten je helpt een dag bewuster op te bouwen.
- Start met 5 minuten planning
- Neem op elk heel uur één minuut om te checken of je nog op koers ligt. De kikker gegeten? De meest-belangrijke-taken (MBT’s) voor die dag gedaan? Meer concentratie nodig? Op een standaardwerkdag van 8 uur zijn dat 8 minuten
- Eindig met 5 minuten reflectie en vooruitblik. Is af wat af moest. Zo ja, ta da! Zo nee, als nog doen? Morgen doen? Mailtje sturen? Nog iets of iemand vergeten? Groot voordeel van die reflectie is vooral dat je niet later verrast wordt door iets dat je vergeten was maar zelf nadenkt. Doorgaans kun je beter beslissen dat je een klus morgen oppakt, dan ’s avonds met schrik realiseren dat je die vergeten was.
Degenen die de pomodoretechniek gebruiken zijn al gewend om een tijd geconcentreerd te werken en dan omsteltijd te hebben. Per twee of drie pomodores kun je ook één minuut offeren aan reflectietijd. De eerste en laatste vijf minuten zijn goede inbeddingen van de werkdag.
De vergaderaars onder ons kunnen baat hebben bij deze methode. Gebruik de eerste 5 minuten om gezamenlijk vast te stellen of de agenda duidelijk is. Vaak krijg je verschillende antwoorden als je vraagt wat précies het onderwerp is dat bedoeld wordt met hetgeen de agenda vermeldt en wat de bespreking vandaag moet opleveren. Het idee om vijf minuten aan het eind te investeren om na te gaan of alle doelen gerealiseerd zijn, of de aanpak handig was, wat nog nabesproken moet worden, is waardevol. Na elk agendapunt kan de één minuut reflectie gebruikt worden: goed besproken, iedereen aan de beurt gekomen voor zover nodig, heldere eerstvolgende actie? Sowieso zijn in sessies waarin veel gepraat wordt korte denkpauzes in stilte waardevol.
Degenen die in teams of projectgroepen werken, kunnen hun werkdag op die manier gezamenlijk starten. Als iedereen binnen is niet meteen met koffie in de hand en de jas nog aan de laptops starten maar eerst gezamenlijk de dag plannen. Elk uur oogcontact of een korte break en weer verder met de diverse taken. Iedereen start met een moment afstemming maar dan wel zo kort dat het nauwelijks in de weg kan zitten.
Werken die 18 minuten voor jou? Heb je een ander systeem?
(Foto Keeping an eye on time van BadBoy69)
