Veel huishoudens kennen een mandje of bakje met allerlei spullen: sleutels die vast nog eens te pas komen, vage plastic onderdeeltjes, reservemoertjes van een speciale vorm, batterijen die misschien nog een lading hebben. De overeenkomst in al die zaken is dat er geen beslissing over genomen is. Ze komen nog wel eens van pas of het is simpelweg onduidelijk wat die dingen eigenlijk zijn. Maar je zult zien als je het weggooit, blijk je precies dat palletje te missen. Maar kom je in dat mandje terecht als je iets zoekt? Beslissen is soms lastig maar ruimt, letterlijk en figuurlijk, wel op. Oftewel: maak denken af.
Tag: david allen
In een aflevering van de TV-serie MASH komt een klerk bij de generaal met allerlei papieren waar die generaal iets mee moet. De generaal antwoordt droog: “Leg maar op mijn bureau, dan negeer ik ze straks wel even.” De grap is soms erg terecht voor een deel van Getting Things Done (verder: GTD) bekend als de lijst Ooit/misschien. De lijst waar projecten en acties opkomen die je wel wilt doen maar waarvan je nog niet weet wanneer je ze wil doen. Maar de lijn tussen ooit en nooit is erg dun.
Blue Monday is de meest deprimeerdende (maan)dag van het jaar en is komende maandag 21 januari. Althans, volgens psycholoog Cliff Arnall. Het is de dag waarop het grijze weer, de vakanties die voorbij zijn en ver weg lijken en de financiële positie (dure decembermaand) samen een sterk negatieve invloed hebben, de goede voornemens zijn gesneuveld. Met name de formule die Arnall gebruikt oogst veel kritiek. Het ziet er heel exact uit terwijl bewijs ontbreekt. Of de formule nu waar is of niet, het is wel een interessant idee om zo in de eerste weken te kijken of het jaar nog goed op het spoor zit. En of de goede voornemens of doelen voor het nieuwe jaar nog overeind staan? We geven je een paar tips om Blue Monday goed door te komen.
Ben je een Mac gebruiker en gebruik je – net als ik – Omnifocus als je systeem om je GTD acties in op te bergen, dan is dit een workflow voor jou!
Dit artikel beschrijft een manier waarop je GTD ticklers rechtstreeks naar Omnifocus kan scannen.
De “Tickler” file
Wanneer je de methode Getting Things Done goed toepast, dan ontkom je er niet aan om ook een zogenaamde tickler file aan te leggen. Zelf heb ik ook een archief”bak” gehad met daarin de mappen voor de 12 maanden en 31 mappen voor de dagen van de maand. Totaal 43 mappen.
Vanaf het begin heb ik er mee geworsteld en het kostte me steeds meer discipline om het legen, verplaatsen en in acties omzetten van de documenten in de tickler file dagelijks vol te houden. Volgens mij moest dat anders kunnen. Na een poosje met Hazel gestoeid te hebben kreeg ik het maar niet voor elkaar om door middel van een script een document wat ik scande, in OmniFocus te laten openen als een nieuwe actie. Mijn idee was dat je bijvoorbeeld een rekening die je moet betalen dan scant naar OmniFocus. Met behulp van de scan maak je dan een actie aan om de rekening op de betaaldatum op je radar te laten komen en te betalen. Tot zover een goed idee maar ik kwam er niet uit.
In een interview met ProGuide vertelt David Allen over zijn Getting Things Done-systeem. Hij vertelt hoe het is ontstaan, waar hij naartoe wil, maar vooral over het nu. En dat is meteen een van de belangrijkste punten van GTD: in het nu zijn. In het interview komen verschillende tips voorbij, waarvan een aantal de lezers van zijn boek erg bekend voor zullen komen. Hier de acht beste:
Wie fysiek werk doet in een productieomgeving met divers materiaal, heeft vast veel voordeel van een opgeruimde werkomgeving. Je pakt materiaal in één keer goed vast, vind je gereedschap en houdt dat langer heel, hebt geen afleiding en kunt niet gevaar lopen door rommel rond je werkplek. Ook voor degenen die hun bureau delen of geen eigen bureau hebben vanuit het concept van Het Nieuwe Werken, is het logisch dat je een clean desk afspraak hebt. Maar is dat opruimen en ordelijk werken voor de kenniswerker ook zo effectief? Orde is een kwestie van de geest en niet van materie, toch? Wat is voor kenniswerkers het nut van orde? We zetten wat voor- en nadelen op een rij.
Een nieuw jaar betekent doorgaans schone schriften, nieuwe boeken, een opgeruimde tas. Kortom, een nieuwe start met -net als nieuwjaarsdag- voornemens om opdrachten bij te houden, op tijd met werken te beginnen, regelmaat in studeren te houden. Zoals er ook een blue monday in het nieuwe jaar is, is er ook voor velen na enkele weken de vaststelling dat toch niet alles helemaal anders is geworden dit jaar. Hoe houd je dat ordelijke gevoel van de nieuwe start vast?
David Allen, GTD-guru, legt deze vraag voor: “Is wat ik nu doe het belangrijkste dat ik nu zou kunnen doen?” Dat is nogal een vraag. Iets concreter, stel je hebt plotseling een uur vrij. Bijvoorbeeld, een afspraak belt één minuut voor de geplande tijd af. Wat doe je dan met die plots vrijgekomen tijd? Op zo’n moment vind ik het handig een lijst met eerstvolgende acties te hebben die ik meteen kan doen. Het tegenovergestelde van zo’n lijst met kleine acties is een lijst met projecten, waarbij het zoeken is naar de eerste actie. In dat geval moet je eerst nog denk- en uitzoekwerk doen voordat je tot actie over kunt gaan. Hoe kom je tot die lijst met eerstvolgende acties?